Privacy Verklaring

Tennis- en padelvereniging TC Smalhorst hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring informeren we u als lid en als websitebezoeker over welke gegevens worden verwerkt, hoe we omgaan met persoonsgegevens en welke rechten u heeft.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
TC Smalhorst voldoet hiermee aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming die ingaat op 25 mei 2018.

Dit houdt in dat:

• Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Om uw uitdrukkelijke toestemming wordt gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken.
• Passende technische en/of organisatorische maatregelen zijn genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd.
• Geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Persoonsgegevens en verwerking van de persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door de tennisvereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Administratieve doeleinden, welke nodig zijn om lid te kunnen zijn van TC Smalhorst, waardoor de mogelijkheid wordt geboden tot het beoefenen van de tennissport in verenigingsverband. (Ledenadministratie en innen contributie.)
• Interne communicatie, welke nodig is om u te informeren over en te interesseren voor activiteiten/evenementen/berichten met betrekking tot TC Smalhorst en de tennissport in het algemeen.

Voor de administratieve doeleinden vraagt de tennisvereniging via het door u in te vullen aanmeldingsformulier de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Straat, huisnummer, postcode en woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Pasfoto

TC Smalhorst registreert geen bijzondere persoonsgegevens.

Voor de interne communicatie (mailing, telefoon en what’s app) worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Minderjarigen
TC Smalhorst verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Persoonsgegevens en verwerking van persoonsgegevens van website bezoekers
Bij contact met TC Smalhorst via het contactformulier op de website vraagt de tennisvereniging:

• Naam
• E-mailadres

TC Smalhorst gebruikt cookies en scripts van Google om uw gebruik van onze websites geanonimiseerd te analyseren, zodat we functionaliteit en effectiviteit kunnen aanpassen.

Verstrekking aan derden
De door u verstrekte gegevens aan TC Smalhorst, met uitzondering van uw bankrekeningnummer, worden verstrekt aan:

• de KNLTB voor het verzorgen van het KNLTB-lidmaatschap en het verstrekken van de KNLTB-lidmaatschapspas.

Bewaartermijn
TC Smalhorst bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, tenzij deze noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht.
(Bewaartermijn voor de financiële administratie: maximaal 7 jaar.)

Beveiliging
Om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking zijn er passende technische en organisatorische maatregelen genomen:

• Alle personen die namens TC Smalhorst van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Toegang tot data is gebaseerd op rollen die personen binnen de vereniging invullen en nodig hebben om hun functie uit te kunnen oefenen. Zo krijgt bijv. de penningmeester als enige toegang tot financiële transacties om contributies te kunnen innen.
• We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Alle TC Smalhorst medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. U kunt gevraagd worden zich te legitimeren voordat er gehoor kan worden gegeven aan voornoemde verzoeken.

Mogen we uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Camerabeveiliging
Vanuit onderhoudsoogpunt heeft de verenging een camera aangebracht met toezicht op een deel van het park. Hiermee kan op afstand bekeken worden of de banen speelbaar zijn, bijvoorbeeld in geval van regen of sneeuw. Tegelijk kan bekeken worden of de verlichting goed functioneert in combinatie met het afhangsysteem. De camerabeelden worden niet bewaard en het geluid op de camera is uitgeschakeld. De toegang tot de beelden is beperkt tot daartoe door het bestuur van de Vereniging aangewezen personen.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met het bestuur. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging Privacyverklaring
TC Smalhorst kan haar privacyverklaring wijzigen; dit zal via de TC Smalhorst website worden aangekondigd.

Verantwoordelijkheid en vragen
Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens is het bestuur van TC Smalhorst
Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via [email protected]